Projekt des Monats
"Prozessmodellierung: mehr als nur ein Werkzeug für Softwareumstellungen!"
Effiziente Prozessmodellierung zur Schaffung von Transparenz und Optimierung des gesamten Geschäftsprozesses
Oftmals wird eine Prozessaufnahme nur im Rahmen einer neuen Softwareeinführung gemacht. Es zeigt sich jedoch immer wieder, dass auch ohne ein konkretes Softwareprojekt die Aufnahme, Dokumentation und Diskussion des Gesamtprozesses von großem Wert sein kann.
KENNZAHL
- Schaffung von Transparenz
- Optimierung des Gesamtprozesses
- Vereinfachtes Onboarding / Verkürzung der Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter
- Reduzierung der Durchlaufzeit
- Verringerung der Fehlerquote
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Senkung der Prozesskosten
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit
AUSGANGSSITUATION
- Fehlende Transparenz und unzureichende Dokumentation führen zu ineffizienten Abläufen.
- Prozesse optimieren sich oft von selbst, jedoch meist nur innerhalb einzelner Bereiche.
- Mitarbeiter konzentrieren sich auf ihren eigenen Bereich und verlieren den Gesamtprozess aus den Augen.
- Verbesserungen, die gut für einen Bereich sind, können andere Bereiche oder den Gesamtprozess negativ beeinflussen.
- Ineffiziente, oft neben den Systemen erprobte Prozesse erhöhen die Fehlerquote.
- Mitarbeiter versuchen, das Richtige zu tun, verstehen aber oft nicht, warum manche Dinge komplizierter sind, obwohl sie den Gesamtprozess positiv beeinflussen würden.
HERANGEHENSWEISE
Prozessaufnahme:
- Erfassung der Abläufe vom Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung mit BPMN, Makigami, Swimlane-Diagrammen und farblicher Kodierung
- Anpassung an die Bedürfnisse der Kunden, sofern bestehende Dokumentationen in einer bestimmten Art vorhanden sind
Analyse:
- Abstimmung mit den Hauptprozessbeteiligten zur Sicherstellung der Richtigkeit
- Identifikation von Schwachstellen, redundanten Vorgängen, manuellen Eingriffen und Medienbrüchen
Optimierung:
- Entwicklung eines optimierten Prozesses anhand der Analyse und den Interviews
Anpassung:
- Berücksichtigung der Randbedingungen der eingesetzten Systeme
- Vermeidung von Sonderprogrammierungen zur Sicherstellung der Updatefähigkeit
- Finden des bestmöglichen Kompromisses
Kommunikation:
- Sicherstellung, dass alle Prozessbeteiligten sich wiederfinden und den Gesamtprozess verstehen
KUNDENNUTZEN
- Deutliche Verbesserung der Prozessqualität und Effizienz.
- Grundlage für Softwareauswahl und -einführung: Die detaillierte Prozessdokumentation dient als wertvolle Grundlage für die Auswahl und Implementierung neuer Software.
- Erstellung von Lastenheften: Das Vorgehen bietet die Grundlage für die Erstellung von Lastenheften und erleichtert die Kommunikation mit Softwareanbietern drastisch.